El Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) aprueba un presupuesto y, casi siempre, queda sin aclarar si las reservas están dentro de ese monto o por encima. PMBOK® 8 reconoce que ambas formas son válidas y describe dos escenarios de acumulación del presupuesto. Entender la diferencia evita discusiones con el patrocinador y errores al medir el desempeño.
Dos reservas con propósitos distintos
La reserva para contingencias es el tiempo o el dinero que se asigna en el cronograma o en la línea base de costos para riesgos conocidos, es decir, aquellos que ya están identificados y tienen una estrategia de respuesta activa. Si querés ver cómo se identifican y se planifican las respuestas, tenés una guía sobre gestión de riesgos con IA.
La reserva de gestión es el tiempo o el dinero que la dirección separa además de la línea base, para trabajo imprevisto dentro del alcance. Se usa para riesgos desconocidos y no para riesgos específicos ya identificados, y normalmente queda a discreción de la alta dirección.
Según PMBOK 8, las dos se distinguen por su propósito y por la autoridad de uso.
Lo que no cambia entre escenarios
La línea base de costos es la versión aprobada del presupuesto del proyecto por fases y excluye cualquier reserva de gestión. Solo se modifica mediante procedimientos formales de control de cambios y sirve como base de comparación con los resultados reales.
Con esa definición, la reserva de gestión nunca forma parte de la línea base. Lo que varía entre los dos escenarios es qué pasa con la contingencia y qué monto aparece como presupuesto inicial.
Escenario 1, reservas dentro del presupuesto inicial
El presupuesto inicial contiene la suma de las estimaciones de costo de los paquetes de trabajo aprobados, más la reserva para contingencias, más la reserva de gestión. PMBOK 8 las describe como reservas gestionadas implícitamente: el monto aprobado ya las incluye.
La contingencia queda dentro de la línea base de costos y la reserva de gestión queda por encima de ella, dentro del presupuesto inicial. Es el caso que el texto presenta como habitual, porque la contingencia suele asignarse en el presupuesto inicial.
Escenario 2, reservas administradas aparte
El presupuesto inicial contiene solo la suma de las estimaciones de costo aprobadas. La reserva para contingencias y la de gestión se gestionan explícitamente, como montos separados.
Acá la contingencia queda fuera del presupuesto inicial y de la línea base. PMBOK 8 atribuye esta variante a las preferencias de la organización o a factores externos.
Un ejemplo con números
Supongamos un proyecto con estimaciones por 900.000, una contingencia de 60.000 y una reserva de gestión de 40.000. Los fondos totales son 1.000.000 en cualquiera de los dos escenarios. Cambian el monto que figura como presupuesto inicial y la línea base contra la que se mide el desempeño.
| Concepto | Escenario 1 | Escenario 2 |
|---|---|---|
| Estimaciones de los paquetes de trabajo | 900.000 | 900.000 |
| Reserva para contingencias | 60.000 (dentro) | 60.000 (aparte) |
| Reserva de gestión | 40.000 (dentro) | 40.000 (aparte) |
| Presupuesto inicial | 1.000.000 | 900.000 |
| Línea base de costos | 960.000 | 900.000 |
| Fondos totales a disponer | 1.000.000 | 1.000.000 |
Durante la ejecución se materializa un riesgo identificado que cuesta 25.000. Ese gasto corresponde a la reserva para contingencias, que baja a 35.000. En el escenario 1 la línea base sigue en 960.000, porque la contingencia ya estaba dentro de ella. En el escenario 2 se descuenta de la reserva que se administra aparte y también queda en 35.000.
Más adelante aparece un requerimiento regulatorio que nadie había previsto y cuesta 30.000. No responde a un riesgo identificado, de modo que se cubre con la reserva de gestión, que queda en 10.000. Como la línea base solo cambia por control formal de cambios, en la práctica esto se tramita como una solicitud de cambio aprobada por quien tiene autoridad sobre esa reserva. En el escenario 1, una vez aprobado el cambio, la línea base pasa de 960.000 a 990.000.
En ambos escenarios los fondos totales se mantienen en 1.000.000: lo que se consumió salió de las reservas y no de un monto adicional.
Qué conviene dejar escrito
El Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) o el plan de gestión financiera debería indicar qué escenario se aplica, qué monto aprueba el patrocinador (1.000.000 o 900.000 en el ejemplo), quién autoriza el uso de cada reserva y hasta qué umbral puede actuar el director del proyecto sin pedir aprobación.
Sin esa definición, dos personas pueden leer el mismo presupuesto y entender montos distintos. También conviene informar el seguimiento siempre contra la misma línea base y aclarar en cada reporte si la contingencia está dentro o fuera de ella.
Cómo debería quedar en el Acta de Constitución del Proyecto
Una forma simple de evitar la ambigüedad es dedicar una sección del Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) al presupuesto y las reservas. El ejemplo siguiente aplica el escenario 1 con los mismos montos del caso anterior.
Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter)
Sección 6. Presupuesto y reservas aprobados
6.1 Presupuesto inicial aprobado
- Estimaciones de los paquetes de trabajo
- 900.000
- Reserva para contingencias
- 60.000
- Línea base de costos (estimaciones + contingencia)
- 960.000
- Reserva de gestión (fuera de la línea base)
- 40.000
6.2 Autoridad de uso de las reservas
| Reserva | Se usa para | Autoriza |
|---|---|---|
| Contingencia | Riesgos identificados en el registro de riesgos | Director del proyecto, hasta [umbral a definir]. Por encima del umbral, el Patrocinador. |
| Gestión | Trabajo imprevisto dentro del alcance | Patrocinador o alta dirección, mediante solicitud de cambio. |
6.3 Control y seguimiento
La línea base de costos solo se modifica mediante control formal de cambios. El desempeño se mide contra la línea base de 960.000, sin la reserva de gestión. Los informes de estado indican el saldo de cada reserva.
Patrocinador · Fecha
Director del proyecto · Fecha
Fuente: PMBOK® Guide, 8.ª edición (PMI, 2025), sección 2.4 y Figura 2-25. El texto resume el contenido con palabras propias. Los montos del ejemplo son ilustrativos y no provienen de la guía.