Hay una pregunta que escucho seguido en mis consultorías: ¿realmente necesito un software de gestión de proyectos de €300 por mes?
La respuesta corta es no. La respuesta larga es este artículo.
Durante años trabajé con herramientas de PM de nivel enterprise. Potentes, caras, y en muchos casos, sobredimensionadas para los equipos que las usaban. Hace tiempo decidí armar desde cero un sistema propio en Notion para gestionar proyectos reales de ingeniería, y lo que obtuve me convenció de que la estructura importa más que la herramienta.
Te cuento cómo está organizado.
Qué contiene el sistema
El sistema tiene cinco módulos relacionados entre sí. No son páginas sueltas: cada dato vive en un solo lugar y se consulta desde donde sea necesario.
Base de Proyectos
El punto de partida. Cada proyecto tiene su propia entrada con nombre, estado, porcentaje de avance, presupuesto asignado y ejecutado, responsable, y fechas de inicio y cierre.
Desde esta base se despliegan las otras cuatro: las tareas, los recursos, los hitos y el dashboard.
La vista predeterminada es un Kanban por estado (Sin iniciar / En curso / En pausa / Cerrado), pero también existe una vista de timeline para ver el cronograma real de todos los proyectos en paralelo.
Base de Tareas
Cada tarea está vinculada a un proyecto. Tiene título, responsable, perfil de recurso requerido, fecha de entrega, estado y una propiedad de bloqueo.
La vista más útil es la de Tareas Bloqueadas: un filtro que muestra únicamente las tareas que no pueden avanzar porque dependen de algo externo. En cualquier reunión de seguimiento, esta vista es la primera que se abre.
Base de Recursos
Perfiles del equipo con disponibilidad semanal y costo por hora. Esto permite, antes de asignar una tarea, verificar si la persona tiene capacidad real para absorberla.
No reemplaza un sistema de resource management avanzado, pero para proyectos de hasta 20 personas es más que suficiente.
Base de Hitos
Seis hitos por proyecto, cada uno con el entregable asociado, porcentaje de avance y fecha objetivo. La vista de timeline de hitos permite ver de un vistazo qué está próximo a vencer en todos los proyectos activos al mismo tiempo.
Los hitos están relacionados con las tareas: cuando se completan las tareas que alimentan un hito, el avance del hito se actualiza.
Dashboard Ejecutivo
Una sola pantalla con tres secciones:
- Proyectos activos — estado actual, avance y presupuesto de cada proyecto en curso
- Tareas bloqueadas — filtrado automático, sin necesidad de navegar a la base completa
- Hitos próximos — los que vencen en los próximos 30 días, ordenados por fecha
El dashboard no almacena datos. Solo los consolida. Si algo cambia en las bases, el dashboard lo refleja de inmediato.
Por qué funciona
El principio detrás del sistema es simple: un dato, un lugar.
Cuando la información está duplicada en distintos archivos o planillas, el seguimiento de proyectos se convierte en trabajo de mantenimiento en lugar de trabajo de gestión. Actualizar un estado en cuatro lugares distintos no es gestión de proyectos. Es administración de herramientas.
Notion permite relacionar bases de datos y generar vistas derivadas sin duplicar información. Eso es lo que hace que el sistema escale sin volverse inmanejable.
Para quién es útil
Este sistema está pensado para:
- Equipos técnicos que gestionan varios proyectos en paralelo
- Directores o coordinadores que necesitan visibilidad ejecutiva sin entrar al detalle de cada tarea
- Profesionales independientes que trabajan con múltiples clientes o proyectos simultáneos
- Organizaciones que quieren implementar gestión de proyectos sin pagar licencias de software costoso
No está pensado para proyectos con cientos de tareas interdependientes donde se necesita un Gantt con dependencias automáticas. Para eso existe MS Project o equivalentes. Pero para la mayoría de los proyectos de ingeniería reales, este sistema responde bien.
Cómo acceder al template
El template está disponible para duplicar en tu propio Notion. Podés adaptarlo a tu industria, tu equipo y tus proyectos.
👉 Acceder al template en Notion
Si lo usás, me interesa saber qué modificaste y por qué. Cada equipo tiene su propia lógica de trabajo, y las adaptaciones dicen mucho sobre cómo se gestionan los proyectos en la práctica.
¿Usás Notion para gestionar proyectos? ¿Qué tenés armado? Escribime a hola@valeriayashan.com.ar o dejame un mensaje por WhatsApp.
Para comparar Notion con otras herramientas, leé Notion vs ClickUp: cuál elegir y cómo usar Notion con IA para gestionar proyectos. Si evaluás más opciones, alternativas a Microsoft Project tiene una comparativa completa.